W dzisiejszym wpisie dowiesz się jak korzystać z InvoiceOcean, programu do tworzenia faktur w UK.
Prowadząc działalność gospodarczą w UK, często wystawiamy faktury (tzw. invoice) i w dzisiejszym wpisie zaprezentuję przydatny program, który nam w tym pomoże.
Wiele samozatrudnionych w UK osób korzysta w takiej sytuacji z tzw. 'Invoice book’. Jest to prosta książeczka, której strony są czystymi, gotowymi wypełnienia fakturami.
Rozwiązanie to się sprawdzało. Sądzę jednak, że korzystanie z wersji elektronicznej jest lepsze. Korzystając z programu do wystawiania invoice mamy więcej opcji. Możemy np. obok samych faktur tworzyć wyceny, wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane i w każdej chwili dostępne, możemy dokumenty wysyłać mailem, itp.
Wysyłanie klientom ładnych faktur świadczy też o profesjonalizmie firmy i poprawia jej wizerunek. Słowem, sądzę, że warto przynajmniej spróbować i jeśli rozwiązanie to się sprawdzi, przejść na wersję elektroniczną.
Na rynku jest oczywiście sporo rozwiązań, ale dzisiaj chciałbym zwrócić waszą uwagę na program InvoiceOcean. Aplikacja została stworzona przez firmę z Warszawy (polska wersja programu to Fakturownia.pl) i jest w dalszym ciągu rozwiązania.
InvoiceOcean jest zaawansowanym narzędziem księgowym i wspomaga prowadzenie księgowości w małych, średnich i dużych firmach. Program oferuje naprawdę masę opcji, między innymi: tworzenie faktur, wycen, not kredytowych, wydatków, różnego typu raportów. Możemy tworzyć faktury w różnych językach i walutach, kontaktować się z naszymi klientami bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji. Możemy zintegrować system księgowy z bankiem, magazynem i płatnościami.
Jak wspomniałem, jest to naprawdę elastyczne narzędzie, ale dzisiaj zacznijmy od kwestii zupełnie podstawowej, od stworzenia pierwszej faktury.
Program do wystawiania invoice InvoiceOcean, jak korzystać?
Wejdź na stronę Online invoicing software, kliknij przycisk 'Try for free’ i wpisz maila oraz hasło.
W drugim kroku wpisz nazwę użytkownika, najlepiej nazwę firmy.
To wszystko, zostaniesz automatycznie zalogowany i będziemy mogli tworzyć pierwsze dokumenty.
Jak wystawić pierwszą fakturę?
Po zalogowaniu się, kliknij w przycisk 'Invoice’ :)
Otworzy się większy formularz faktury, który będziemy musieli uzupełnić. Program ma wbudowanych kilka ciekawych opcji, które ułatwią nam pracę. Jeśli chodzi o numerację faktur, system będzie automatycznie wybierał kolejny numer faktury zgodnie z przyjętym formatem.
Domyślna opcja to kolejne numery począwszy od 1, ale możemy wybrać inny format przechodząc do Settings > Account settings > Numbering format.
Ja zdecydowałem się na zmianę formatu faktury na Rok/numer, czyli dzisiejsza faktura będzie miała format 2021/1 a kolejna 2021/2.
Tuż obok, określamy datę dokumentu. Automatycznie będzie zaznaczona dzisiejsza, ale możemy również wybrać datę przeszłą lub przyszłą.
OK, czas na określenie sprzedawcy (Seller) i kupującego (Buyer), czyli klienta firmy. Dla potrzeb tego artykułu załóżmy, że jestem osobą samozatrudnioną i wykonuję prostą usługę dla klienta, który jest osobą prywatną. Uzupełniam więc pola w następujący sposób:
Tworzenie kolejnych faktur będzie łatwiejsze, ponieważ program zapamięta dane sprzedawcy i klienta. Dane sprzedawcy będą automatycznie uzupełnione, natomiast każdy nowy klient trafia do bazy danych i przy ponownej usłudze będzie go można łatwo wybrać z listy.
Przejdźmy teraz do opisania tego, czego dotyczy ta faktura. Załóżmy, że moja mała firma świadczy usługi ogrodnicze i chodzi o strzeżenie trawnika. Wpisuję nazwę usługi, ilość (Quantity) oraz cenę (Unit net price).
Nie będąc płatnikiem VAT-u, wyłączam (Disable) oznaczenie tego podatku. Nie dodaję też żadnego upustu (add Discount).
Na koniec muszę jeszcze określić, w jaki sposób i kiedy chcę otrzymać pieniądze (Payment type i Due date). Powiedzmy, że chcę, aby mój klient przelał mi pieniądze na konto (Transfer) i zrobił to jak najszybciej (immediately).
InvoiceOcean jest narzędziem bardzo elastycznym i wśród opcji odnajdziemy jeszcze Status faktury (możemy np. wskazać, że faktura została już opłacona), pola do podpisu Sprzedawcy i Kupującego, informacje dotyczące waluty, dodatkowe parametry pomocne przy drukowaniu faktury, etc.
Jednak nie ma potrzeby, aby moja firma korzystała z tych opcji i w tym wypadku ograniczę się do podstawowych informacji. Umieszczę jednak małą notkę, krótkie podziękowanie klientowi za skorzystanie z usługi. W polu Notes wpisuje więc „Thank you for your business John!”
Klikam przycisk 'Save’ i zapisuję dokument.
Jak widzimy, program do wystawiania invoice jest prosty w obsłudze. Faktura jest szybko zapisana i możemy zobaczyć cały dokument. Jeżeli popełniliśmy jakiś błąd, chcemy coś dopisać, etc, możemy nadal fakturę edytować (Edit).
W sumie jestem zadowolony z faktury, ale nie widzę na dokumencie logo mojej firmy. Myślę, że warto umieścić logo, to miły akcent świadczący o profesjonalizmie firmy.
Klikam w przycisk 'Add logo’ i wybieram plik z mojego komputera.
Znacznie lepiej :)
Taką gotową fakturę możemy wydrukować, pobrać w formacie PDF lub wysłać bezpośrednio do klienta. Myślę, że ta ostatnia opcja jest w moim wypadku najbardziej wskazana. Klikam przycisk 'Send’ o góry strony i w formularzu mailowym wpisuję adres klienta i zaznaczam opcję wysłania dokumentu w załączniku:
Klikam przycisk 'Send’ i po kilku sekundach klient otrzymuje maila z fakturą. Wszystkie stworzone faktury są widoczne po wybraniu Income > Invoice z górnego menu.
Jak widzimy, stworzenie faktury w UK jest bardzo łatwe i trwa zaledwie kilka minut. Co więcej, system zapamiętał niektóre informacje i tworzenie kolejnych dokumentów będzie jeszcze łatwiejsze.
Ile kosztuje program do wystawiania invoice?
InvoiceOcean w zależności od potrzeb naszej firmy oferuje kilka pakietów. Jeżeli nasze potrzeby są ograniczone i tworzymy do 3 faktur w miesiącu, możemy korzystać z programu za darmo. Pakiet Basic dla osób samozatrudnionych (freelancers, drobni przedsiębiorcy) kosztuje £5.59 miesięcznie.
Większe firmy mogą skorzystać z pakietów Professional i Enterprise za odpowiednio £10.39 i £19.99 miesięcznie.
Bez względu na to, który pakiet ostatecznie wybierzemy, możemy przetestować InvoiceOcean w ciągu pierwszych 30 dni za darmo. Sądzę, że jest to dobry program do wystawiania invoice i faktu, i że warto go przetestować.
To wszystko tym razem. Mam nadzieję, że informacje z artykułu okażą się przydatne i pomogą Wam w prowadzeniu biznesu w UK. Jak zawsze zachęcam do komentowania artykułu i zadawania pytań.