Chciałem dzisiaj wrócić raz jeszcze do tematyki prowadzenia firmy i księgowości w UK. Małe polskie firmy w Wielkiej Brytanii dobrze sobie radzą, ale ich właścicielom często brakuje wiedzy z zakresu księgowości. Zamiast odpowiadać na różne przysyłane nam drogą mailową pytania, postanowiłem zebrać je w formie artykułu i w razie potrzeby odesłać do niego zainteresowane osoby.
Ponieważ sam nie jestem księgowym, tak jak i w poprzednim artykule Pytania do księgowego w UK, i tym razem korzystam z wiedzy ekspertów z firmy SOVA Accounting.
Przejdźmy już do pytań i odpowiedzi 🙂
Prowadzenie firmy w UK – pytania i odpowiedzi
#1 Zacznijmy od kwestii podstawowej, która może podpowiedzieć coś osobom rozważającym powrót do kraju. Gdzie osoby samozatrudnione płacą niższe podatki, w Polsce czy w UK?
To zależy od zarobków. Kwota wolna od podatku dochodowego w Wielkiej Brytanii to £12,570 rocznie, a od dochodów z przedziału £12,570 – £50,270 płaci się 20% podatku dochodowego (a już 40% powyżej £50,270 rocznie). Składki na ubezpieczenie dla osób samozatrudnionych w UK są raczej niskie i zależne od wysokości dochodów.
W Polsce mamy możliwość skorzystania z ulgi na start (zwolnienie ze składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności), małego ZUSu (zredukowane składki ubezpieczeniowe przez 2 lata) oraz 3 opcje rozliczania podatku dochodowego:
- skalę podatkową (17% podatku od dochodów nieprzekraczających 85 528 zł rocznie i 32% powyżej tej kwoty),
- podatek liniowy (19% od wszystkich dochodów) lub
- ryczałt (dla niektórych branż 8%, 5.5% lub nawet 3%, jednak opłacane od całości przychodów).
Podsumowując, osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, które nie mają jeszcze sporych dochodów płacą niższe podatki w UK, zaś te, których działalność zdążyła się już rozwinąć płacą niższe podatki w Polsce zazwyczaj dzięki ryczałtowi lub podatkowi liniowemu.
#2 Część naszych czytelników obok pracy na etacie zarabia dodatkowe pieniądze sprzedając na Ebay’u, wykonując jakieś drobne usługi (pieczenie ciast, mycie okien i samochodów czy prace w ogrodzie). Czy osoby te powinny zarejestrować działalność gospodarczą? Być może jest jakiś pułap przychodów, po którego osiągnięciu takie hobby staje się biznesem?
Mieszkańcy Wielkiej Brytanii zobowiązani są do rejestracji działalności (rejestracji jako Self-Employed) jeśli ich dochód z tego rodzaju prac dodatkowych przekracza £1,000 rocznie.
W Polsce możliwe jest prowadzenie działalności nierejestrowanej tak długo, jak miesięczny przychód z tej działalności nie przekracza 1 400 zł. Ponadto, można rozliczać się ze zleceniodawcami przez popularne umowy cywilnoprawne, czyli umowę zlecenia lub umowę o dzieło.
#3 W jaki sposób możemy zarejestrować działalność gospodarczą w UK? Czy musimy spełniać jakieś warunki?
Cały ten proces można przeprowadzić przez Internet. HMRC publikuje wiele przydatnych przewodników w tym zakresie, jak np. Przewodnik dotyczący rejestracji Self-Employed: Working for yourself.
#4 Jakie są podstawowe różnice między bycie samozatrudnionym w UK i prowadzeniem spółki Ltd?
Podstawowa różnica leży w rozróżnieniu pomiędzy firmą a jej właścicielem czy dyrektorem. Osoby samozatrudnione faktycznie prowadzą działalność gospodarczą, prowadzą firmę, ale za wszystkie jej zobowiązania odpowiadają własnym majątkiem, wszystkie umowy podpisują samodzielnie i rezydencja podatkowa firmy jest nieodłączna od rezydencji podatkowej właściciela.
Spółka LTD to brytyjski odpowiednik polskiej spółki z o.o., a więc spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Oznacza to, że wspólnicy (właściciele) spółki nie odpowiadają za jej zobowiązania osobistym majątkiem, a jedynie wkładem wniesionym do kapitału zakładowego.
Spółka LTD posiada własną osobowość prawną – to spółka zawiera umowy i zaciąga kredyty, a później realizuje swoje zobowiązania. Ponadto, rezydencja podatkowa spółki jest niezależna od rezydencji podatkowej wspólników czy poszczególnych dyrektorów (członków zarządu), dlatego osoby mieszkające na co dzień w Polsce mogą prowadzić spółkę LTD w UK, ale i LLC w Stanach Zjednoczonych, GmbH w Niemczech, s.r.l. we Włoszech itd.
#5 Osoby pracujące na etacie otrzymają emeryturę pracowniczą (workplace pension) natomiast osoby samozatrudnione mogą finansować sobie prywatną emeryturę. Czy odprowadzane składki na emeryturę prywatną mogą być traktowane jako wydatek firmy?
Jak najbardziej, zarówno dla osób samozatrudnionych jak i spółek LTD opłacających składki na emeryturę dla swoich pracowników, tego typu wydatku mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
#6 Czy brexit w jakiś sposób zmienił sytuację osób samo-zatrudnionych w UK? Jak wygląda kwestia handlu i przewozu towarów między Polską i Wielka Brytanią?
Brexit nie wpłynął znacząco na sytuację osób samozatrudnionych wewnątrz Wielkiej Brytanii, ale faktycznie wpłyną na działalność tych osób, które importują towary do UK lub eksportują do innych krajów. Przygotowaliśmy listę rządowych przewodników, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie informacje dotyczące handlu między Polską a Wielką Brytanią zależnie od tego, w jakiej branży działasz, zobacz: Handel z UK po Brexicie – nowe przepisy od 2021 roku.
#7 Jeszcze kilka lat temu Polacy mieszkający w Polsce regularnie zakładali spółki LTD w UK. Czy ten trend nadal się utrzymuje, czy też aktualnie nie ma już znaczących korzyści z prowadzenia spółki w UK?
Ten trend nadal się utrzymuje, aczkolwiek zmienia się nieco profil osób zainteresowanych rejestracją firmy za granicą. W tym momencie trafia do nas zdecydowanie więcej osób, które prowadzą już biznes w Polsce i chcą rozszerzyć swoją działalność na rynki międzynarodowe począwszy od Wielkiej Brytanii. Trafiają się również firmy, które sprzedają już sporo za granicę, zarejestrowały firmę do VAT w UK i decydują się na przeniesienie siedziby swojej działalności na Wyspy z uwagi na stabilność i przewidywalność tamtejszych przepisów oraz rozpoznawalność brytyjskiej formy prawnej.
Od tego roku (2021) zniesiono w Polsce możliwość stosowania ulgi abolicyjnej dla dochodów z UK, oznacza to, że osoba mieszkająca na co dzień w Polsce musi opodatkować całe swoje wynagrodzenie z UK zgodnie z polskimi zasadami dotyczącymi podatku dochodowego. Wciąż można prowadzić firmę na Wyspach, a działanie tej firmy będzie regulowane brytyjskimi przepisami, mowa tu jedynie o podatku dochodowym od pensji dyrektora.
Jeśli więc chodzi o podatek dochodowy, spółka LTD nie różni się pod tym kątem od prowadzenia działalności gospodarczej, której dochód będzie opodatkowany zgodnie ze skalą podatkową, aczkolwiek jeśli mówimy ogólnie o opłacalności prowadzenia biznesu – zapowiedzi związane z Nowym Ładem sugerują, że ponownie sporo może się zmienić na korzyść Wielkiej Brytanii.
#8 Czy osoby samozatrudnione w UK muszą korzystać z jakiegoś programu księgowego, czy też wystarczy im zeszyt z fakturami i wydatkami?
Odwróciłbym to pytanie: “czy osoby samozatrudnione w UK muszą prowadzić zeszyt z fakturami i wydatkami, czy też wystarczy program księgowy?”
Oczywiście w teorii obie te formy prowadzenia dokumentacji księgowej są dozwolone, aczkolwiek ze względu na przejrzystość w finansach firmy i wygodę prowadzenia biznesu, korzystanie z programu księgowego będzie dużo łatwiejsze i bezpieczniejsze.
#9 Ostatnio na blogu opisałem korzystanie z polskiego systemu księgowego InvoiceOcean. Czy znacie może ten program i, jeśli tak, co o nim sądzicie?
Nasi klienci korzystają regularnie z jego polskiego odpowiednika, a więc programu Fakturownia.pl, możemy go szczerze polecić.
#10 Czy zakup samochodu, który służy do wykonywania pracy, jest wydatkiem firmy i obniża jej zysk?
Oczywiście, zakup samochodu koniecznego do pracy będzie dla firmy kosztem uzyskania przychodu i obniży wysokość zysku podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Samochód można wliczyć w koszty działalności na kilka sposobów, a o tym który z nich będzie najbardziej opłacalny dla Twojej firmy, najłatwiej będzie zdecydować po konsultacji z księgowym.
#11 Co dzieje się w sytuacji, w której korzystamy z samochodu zarówno w pracy jak i w życiu prywatnym?
To zależy, osoba samozatrudniona może wliczać w koszty działalności te koszty eksploatacji samochodu, które będą związane z prowadzeniem biznesu, ich listę znajdziesz w przewodniku: Expenses if you’re self-employed: Car, van and travel expenses.
Jeśli jednak prowadzisz spółkę LTD i posiadasz prywatny samochód, który wykorzystujesz do celów firmowych, najłatwiej będzie rozliczyć jego eksploatację przez kilometrówkę (mileage): Travel – mileage and fuel rates and allowances.
Oczywiście osoba samozatrudniona również może korzystać z kilometrówki, a spółka LTD może posiadać własną flotę samochodów firmowych, ale powyżej wspomniane metody wydają mi się najprostsze, jeśli mówimy o jednoosobowej działalności lub niewielkiej spółce LTD.
#12 Wróćmy jeszcze na moment do kwestii wydatków jednoosobowej firmy. Czy zakup żywności, np. kanapki w sklepie czy śniadania w McDonald’s, może być wydatkiem firmy?
Jeśli to część Twojej codziennej rutyny, niezależnej od prowadzonego biznesu, niestety, ale nie będzie to możliwe. Jeśli jednak idziesz do restauracji i kawiarni podczas podróży biznesowej lub w trakcie realizowanej usługi, jak najbardziej. Podobnie, jeśli śniadanie w McDonald’s byłoby śniadaniem biznesowym, gdzie Twoja firma pokryłaby koszty zarówno Twoje jak i klienta, z którym się spotykasz.
Traktowanie wydatków na jedzenie jako kosztów uzyskania przychodu osób zatrudnionych jest zaskakująco skomplikowane, przyjmijmy jednak, że wszelkie takie koszty, które są związane lub wynikają bezpośrednio z prowadzonej przez Ciebie działalności, mogą zostać potraktowane jako koszty uzyskania przychodu Twojej firmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, tutaj znajdziesz ciekawy artykuł od DNS Accountants: Self-employed daily food allowance.
#13 W trakcie pandemii koronawirusa wiele osób zaczęło pracować w domu ponosząc pewne wydatki (wyposażenie biura, zakup sprzętu komputerowego, subskrypcji, używanie większej ilości prądu, etc.). Czy prowadząc działalność z domu, można pewne wydatki traktować jako koszty prowadzenia działalności i jeśli tak to jakie?
Oczywiście, w tej sytuacji, trochę podobnie jak z opisaną wyżej kwestią pożywienia, wszelkie wydatki związane bezpośrednio z realizowaną przez Ciebie działalnością, możesz wliczyć w koszty uzyskania przychodu firmy.
Jeśli mówimy o zwiększonych wydatkach na prąd, albo użytkowaniu części mieszkania dla celów biznesowych, kwestia ta trochę się komplikuje. Jak pewnie zauważyłeś, lubię korzystać z przewodników publikowanych przez HMRC, bo są naprawdę czytelne i obszerne w treści. Oczywiście i dla tego tematu znajdzie się odpowiedni przewodnik: Expenses if you’re self-employed: Office, property and equipment.
#14 Czy możesz na koniec opowiedzieć o prowadzeniu księgowości przez Sova Accounting. Jakiego typu usługi świadczycie, ile to kosztuje i dlaczego warto skorzystać z waszej oferty?
Świadczymy pełne usługi księgowe dla działalności gospodarczych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce i w Wielkiej Brytanii (self-employed i spółka LTD) oraz pomagamy w rejestracji i rozliczaniu VAT w UK dla zagranicznych podmiotów.
Mówiąc o świadczeniu pełnych usług księgowych, dokładnie to mam na myśli. Przedsiębiorcy korzystający z naszych usług mają obowiązek dostarczyć nam wystawione i otrzymane faktury na czas i czasami udzielić informacji, jakich możemy potrzebować do przygotowania rozliczeń. To wszystko. Jeśli współpracujesz z nami, tutaj kończą się kwestie księgowe, które tak wielu przedsiębiorców przyprawiają o ból głowy, bo całą resztą zajmą się nasi specjaliści.
Podsumowanie naszej oferty i standardowych usług znajdziesz na stronie: SOVA Accounting: Oferta a jeśli interesują Cię inne usługi lub chcesz porozmawiać o szczegółach poszczególnych pakietów, albo po prostu nurtujących Cię kwestiach księgowych dotyczących działalności w Polsce lub w UK, napisz do nas lub umów się na bezpłatną 30-minutową konsultację z jednym z naszych doradców.
#15 Czy czytelnicy naszego bloga mogą liczyć na jakąś zniżkę w Waszej firmie? :)
Oczywiście! Dla wszystkich osób, które trafią do nas przez portal smartpolak.co.uk przygotowaliśmy zniżkę -10% na pierwszą usługę. Pamiętajcie tylko, aby podczas kontaktu z nami, czy to przez wiadomość mailową, czy podczas konsultacji, wspomnieć o tym jak do nas trafiliście lub dopisać hasło “smartpolak”.
Dziękuję za rozmowę i rzeczowe odpowiedzi.
Dziękuję również!
To wszystko na dzisiaj. Mam nadzieję, że te informacje pomogą Wam w prowadzeniu firm w UK. Jeżeli nie czytaliście wcześniejszego wpisu, to jeszcze raz zachęcam do lektury Pytań do księgowego w UK oraz artykułu o tworzeniu faktur w UK Program do wystawiania invoice. Oczywiście jeśli macie jakieś dodatkowe pytania, które nie znalazły się w artykułach, to możecie wpisać je poniżej.
*serwis Smart Polak może również uzyskać prowizję od SOVA Accounting za polecenie usługi